Senin, 09 November 2015

Urus e-Paspor di Kantor Imigrasi Jakarta Selatan



Pengurusan paspor elektronik (e-passport) saat ini belum dilayani melalui jalur on-line. Demikian salah satu butir yang ditegaskan oleh petugas Kantor Imigrasi (Kanim) Jakarta Selatan saat sesi penjelasan pengisian formulir permohonan paspor. Penjelasan ini saya simak langsung saat mengajukan permohonan (mengurus) e-paspor, Kamis (22 Oktober 2015). Jadi, mau tak mau ya harus melalui jalur walk-in alias datang langsung ke Kanim untuk pendaftaran dan pengisian berkas formulirnya. Seminggu berselang, tepatnya Kamis (30 Oktober 2015) pukul 11.40,  e-paspor sudah berada di tangan saya. Berikut saya coba runut balik proses yang telah saya lalui.


Gerbang Kanim BukaPukul 04.30

Berbekal rangkuman kisah para pemohon paspor yang saya dapatkan, saya berusaha datang sepagi mungkin. Saya tidak ingin kedatangan hari itu sia-sia karena tidak dapat nomor antri. Tujuan saya adalah memastikan masuk kuota pelayanan, dan hari itu juga proses kelar sesegera mungkin. Berangkat dari rumah mengendarai motor, saya tiba di Kanim Jakarta Selatan tepat pukul 04.12. Pintu gerbang masihtertutup, namun sudah ada satu orang menunggu di samping motornya di depan pintu gerbang. Sebut saja namanya Pak Herman. Jadilah saya menjadi tamu urutan kedua setelah Pak Herman. Selang lima menit kemudian, datang wanita muda mengendarai motor, disusul seorang ibu beserta puterinya mengendari taxi. Sesuai waktu kedatangan, mereka menempati urutan ketiga sampai dengan kelima. Tepatpukul 04.30 pintu gerbang baru dibuka. Para pengantri dipersilakan masuk memarkir kendaraan dan menuju area antri.


Antri Diwakili oleh Barang

Setelah memarkir kendaraan, petugas keamanan Kanim mengarahkan pengantri ke jalur antri. Ada dua jalur: walk-in dan on-line, ditambah deretan kursi khusus untuk kelompok prioritas (balita, lansia, dan kaum difable). Sesuai urutan berdasarkan fakta kedatangan sebelum gerbang dibuka, kita diminta meletakkan barang di jalur antri. Jadi, yang antri cukup diwakili barang (tas, map, atau berkas apapun).

Setelah menaruh barang di jalur antri, kita bisa tinggalkan lokasi untuk melakukan aktivitas lain sembari menunggu. Bisa ke musholla (untuk berdoa memohon agar urusan paspor di hari itu lancar, atau bahkan melanjutkan tidur), ngopi di warung atau kantin waralaba di sebelah Kanim, atau duduk-duduk di seputar halaman Kanim.

Antri Diwakili Barang (map, berkas, atau lainnya)


Pengantri Berdiri Pukul 06.50

Ketika jarum jam menunjukkan pukul tujuh kurang seperempat, beranjaklah mendekat ke lokasij alur antri tempat kita menaruh barangtadi. Mengapa? Karena tepat pukul 06.50 petugas mengumumkan melalui pengeras suara agar kita mengambil alih peran barang kita yang telah sekian lama mewakili kita mengantri. Khusus untuk pengantri prioritas, sejak pukul enam sudah disiapkan kursi.

Tepat pukul 07.00 seorang pegawai Kanim berseragam kerja menjalankan tugas sebagai juru penerang. Melalui pengeras suara ia menyampaikan briefing di depan para pengantri yang sudah berjajar rapi dalam barisan antri. Materi briefing adalah penjelasan bentuk layanan yang diberikan oleh Kanim Jakarta Selatan, mekanisme atau prosedurnya, persyaratan administratif yang diperlukan, serta kuota atau penjatahan tamu yang dilayani. Jika ada yang kurang jelas, kita diberikan kesempatan untuk bertanya. Pada saat kejadian tidak ada yang bertanya, mungkin karena posisi juru penerang berada di depan pengantri urutan awal. Pengantri yang di belakang pasti sungkan jika hendak bertanya karena posisinya jauh dan harus bersuara keras atau bahkan mungkin berteriak. Saran saya, coba posisi juru penerang berdiri di tengah-tengah pengantri di sudut gapura Kanim atau di halaman parkir.
Briefing oleh Petugas Kanim


Pengambilan Nomor Urut serta Formulir

Usai briefing sekitar pukul 07.15, pengantri secara bergelombang dipanggil menuju lantai dua. Agenda di sini adalah pemeriksaan satu per satu berkas yang dibawa. Karena saya mengurus e-paspor, yang saya siapkan (asli dan fotocopy dalam ukuran A4 tidak terpotong) adalah Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga (KK). Satu lagi, pilih satu: Akte lahir, Ijazah, Akte Nikah, atau surat Baptis.

Petugas akan memeriksa satu per satu dokumen yang dipersyaratkan, sekaligus mengingatkan bila ada yang belum di-fotocopy. Bila sudah lengkap, maka akan diteruskan ke counter penyerahan map berisi berkas formulir permohonan serta nomor urut proses. Sampai di sini urusan saya berjalan lancar karena dokumen yang saya bawa lengkap serta nama dan identitas lain tertulis sama dalam seluruh dokumen. Tidak ada yang berbeda barang satu abjad pun.


Penjelasan Massal Pengisian Formulir

Setelah pengantri mendapatkan formulir dan berkumpul di ruang tunggu lantai dua, maka dimulailah sesi penjelasan kedua sekitar pukul 07.30. Penjelasan dilakukan seorang petugas Kanim dan materinya adalah cara pengisian formulir permohonan paspor serta proses yang akan dilalui setelah formulir terisi, termasuk pembayaran dan jangka waktu penyelesaian paspor.
Penjelasan Pengisian Formulir Permohonan Paspor
 

Verifikasi, Wawancara, Foto, dan Pindai Jari

Tepat pukul 08.00 sesi utama dalam pengurusan paspor dimulai, yaitu verifikasi data formulir, wawancara, foto, dan pindai jari. Terdapat sepuluh loket yang melayani proses ini. Pemanggilan dilakukan satu persatu, namun yang dipanggil untuk gelombang pertama adalah kelompok prioritas yang diberikan kuota sebanyak tiga puluh pemohon. Setelah kelompok prioritas tuntas, baru beranjak ke pemohon on-line dan walk-in. Pada monitor di ruang tunggu terlihat nomor antri yang sedang dipanggil untuk menjalani sesi ini.

Ujian kesabaran harus saya lalui pada sesi ini karena proses sempat terhenti selama kurang lebih lima belas menit akibat matinya jaringan. Satu hal yang lewat dari antisipasi saya adalah dokumen identitas pekerjaan saya di Jakarta. Saya coba klarifikasi kepetugas bahwa persyaratan ini tidak tercantum dan diinformasikan sebelumnya. Ia menjelaskan bahwa dokumen itu diperlukan karena saya bukan penduduk Jakarta Selatan (sesuai KTP saya) namun mengurus paspor di Kanim Jakarta Selatan. Untuk itu ia perlu memastikan aktivitas apa yang saya lakukan di sini. Awalnya ia meminta kartu nama dan saya tidak membawanya. Kebetulan ada ID card di tas, maka foto copy ID card inilah yang kemudian diminta. Foto copy dadakan bisa dilayani di ruangan sudut lantai dua di tempat duduk pengantri.

Sesi ini diakhiri dengan pemberian slip untuk keperluan pembayaran ke Bank BNI. Sesi ini saya selesaikan pukul 09.15.


Pembayaran

Pembayaran biaya pengurusan paspor dapat dilakukan di Bank BNI atau ATM Bank BNI manapun. Kebetulan di seberang Kanim Jakarta Selatan ada Bank BNI, namun saya tidak melakukan pembayaran di tempat tersebut. Saya membayar melalui teller di  Bank BNI di kawasan Pejaten Jakarta Selatan dalam perjalanan pulang. Saat hendak membayar, petugas bank menyampaikan bahwa biasanya perlu selang waktu tiga jam dari selesainya proses di Kanim sampai dengan terbacanya nomor identitas pengurus paspor oleh pihak bank. Sebelum data nomor identitas ini masuk atau terbaca oleh BNI, maka pembayaran belum dapat dilayani.



Sebenarnya kita tidak harus melakukan pembayaran pada hari yang sama dengan pengurusan paspor di Kanim. Hanya saja, perhitungan jumlah hari penyelesaian paspor dihitung dari tanggal pembayaran. Jadi kalau pembayarannya mundur, maka selesainya paspor pun akan mundur. Untuk pengurusan e-paspor biayanya adalah Rp. 655 ribu ditambah biaya administrasi bank sebesar Rp. 5 ribu.



PengambilanPaspor

Seminggu setelah proses, tepatnya 29 Oktober 2015 pukul 11.30 saya tiba kembali di Kanim Jakarta Selatan, langsung menuju counter informasi. Di sini bukti bayar dari BNI dipindai oleh petugas, kemudian saya diberi nomor urut pengambilan. Cukup lima menit saja untuk menunggu panggilan penyerahan paspor. Maka jadilah e-paspor berwarna biru muda milik saya sebelum memasuki waktu istirahat siang pukul dua belas.

Sekedar informasi, jika paspor yang sudah selesai proses tidak diambil dalam waktu satu bulan oleh pemohon, maka paspor tersebut akan digunting dan dinyatakan tidak berlaku. Untuk itu pemohon harus melakukan proses dari awal dan harus mengambil semacam surat keterangan di Kanim seperti halnya pada kejadian paspor hilang. Lebih merepotkan tentunya.




Pembelajaran

Beberapa hal yang dapat saya pelajari dari pengurusan e-paspor kali ini adalah:


  • Pastikan Kartu Keluarga (KK) yang dilampirkan salinannya dan dibawa dokumen aslinya adalah versi yang terkini, yaitu yang ada data Nomor Induk Kependudukan (NIK). Saya merasa kasihan pada pengantri nomor urut pertama yang datang sejak pukul empat pagi namun tidak dapat diproses permohonannya karena KK-nya masih versi lama yang belum ada data NIK.
  • Jadi untuk yang berniat hadir sebelum pintu gerbang Kanim Jakarta Selatan dibuka pukul 04.30, agar tidak membawa mobil pribadi karena tidak ada tempat parkir mobil. Depan Kanim adalah jalan raya sekaligus halte busway dan jembatan penyeberangan. Tak ada sejengkal pun bidang yang dapat dipakai untuk parkir mobil sembari menanti gerbang dibuka.
  • Siapkan barang untuk mewakili kita mengantri, bisa berupa map, buku, tas, atau benda lain yang sebaiknya tidak mudah terbang terbawa angin. Jumlah barang yang diletakkan dalam jalur antri adalah sama dengan jumlah paspor yang hendak kita mohon.
  • Jika kita tidak ingin datang sejak awal, kita bisa mengutus orang lain untuk terlebih dahulu antri di Kanim dengan membawa barang-barang tersebut di atas.
  • Bagi pemohon lintas propinsi, tidak ada salahnya untuk membawa kartu nama atau ID-card tempat kerja.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar