Pengurusan paspor elektronik
(e-passport)
saat ini belum dilayani melalui jalur on-line. Demikian salah satu butir yang ditegaskan oleh petugas Kantor
Imigrasi (Kanim) Jakarta Selatan saat sesi penjelasan pengisian formulir permohonan paspor. Penjelasan ini saya simak langsung saat
mengajukan permohonan (mengurus) e-paspor, Kamis (22 Oktober 2015). Jadi, mau tak mau ya harus melalui jalur walk-in alias datang langsung ke Kanim untuk pendaftaran dan pengisian berkas formulirnya. Seminggu berselang, tepatnya Kamis
(30 Oktober 2015) pukul 11.40, e-paspor sudah berada di tangan saya.
Berikut saya coba runut balik proses yang telah saya lalui.
Gerbang Kanim BukaPukul 04.30
Berbekal rangkuman kisah para pemohon paspor yang
saya dapatkan, saya berusaha datang sepagi mungkin. Saya tidak
ingin kedatangan hari itu sia-sia karena tidak dapat nomor antri. Tujuan saya adalah memastikan masuk kuota pelayanan, dan hari itu juga proses
kelar sesegera mungkin. Berangkat dari rumah mengendarai motor, saya tiba di Kanim
Jakarta Selatan tepat pukul 04.12. Pintu gerbang masihtertutup, namun sudah ada satu
orang menunggu di samping motornya di depan pintu gerbang. Sebut saja namanya Pak
Herman. Jadilah saya menjadi tamu urutan kedua setelah Pak Herman. Selang lima menit kemudian,
datang wanita muda mengendarai motor, disusul seorang ibu beserta puterinya mengendari
taxi. Sesuai waktu kedatangan, mereka menempati urutan ketiga sampai dengan kelima. Tepatpukul
04.30 pintu gerbang baru dibuka. Para pengantri dipersilakan
masuk memarkir kendaraan dan menuju area antri.
Antri Diwakili oleh Barang
Setelah memarkir kendaraan,
petugas keamanan Kanim mengarahkan pengantri ke jalur antri. Ada dua jalur: walk-in dan on-line, ditambah deretan kursi khusus untuk kelompok
prioritas (balita, lansia, dan kaum difable). Sesuai urutan berdasarkan fakta kedatangan sebelum gerbang dibuka,
kita diminta meletakkan barang di jalur antri. Jadi, yang antri cukup diwakili barang
(tas, map, atau berkas apapun).
Setelah menaruh barang
di jalur antri, kita bisa tinggalkan lokasi untuk melakukan aktivitas lain sembari menunggu.
Bisa ke musholla (untuk berdoa memohon agar urusan paspor di
hari itu lancar, atau bahkan melanjutkan tidur), ngopi
di warung atau kantin waralaba di sebelah Kanim, atau duduk-duduk di seputar halaman Kanim.
 |
| Antri Diwakili Barang (map, berkas, atau lainnya) |
Pengantri Berdiri Pukul 06.50
Ketika jarum jam menunjukkan pukul tujuh kurang seperempat,
beranjaklah mendekat ke lokasij alur antri tempat kita menaruh barangtadi.
Mengapa? Karena tepat pukul 06.50 petugas mengumumkan melalui pengeras suara
agar kita mengambil alih peran barang kita yang telah sekian lama mewakili kita
mengantri. Khusus untuk pengantri prioritas, sejak pukul enam sudah disiapkan kursi.
Tepat pukul
07.00 seorang pegawai Kanim berseragam kerja menjalankan tugas sebagai juru penerang. Melalui pengeras suara ia
menyampaikan briefing di depan para pengantri yang sudah berjajar rapi dalam barisan
antri. Materi briefing adalah penjelasan bentuk layanan yang diberikan oleh Kanim
Jakarta Selatan, mekanisme atau prosedurnya, persyaratan administratif yang
diperlukan, serta kuota atau penjatahan tamu yang dilayani. Jika ada yang
kurang jelas, kita diberikan kesempatan untuk bertanya. Pada saat kejadian tidak
ada yang bertanya, mungkin karena posisi juru penerang berada di depan pengantri
urutan awal. Pengantri yang di belakang pasti sungkan jika hendak bertanya karena
posisinya jauh
dan harus bersuara keras atau bahkan mungkin berteriak. Saran saya, coba posisi juru
penerang berdiri di tengah-tengah
pengantri di sudut gapura Kanim atau di halaman parkir.
 |
| Briefing oleh Petugas Kanim |
Pengambilan Nomor Urut serta Formulir
Usai briefing sekitar pukul 07.15, pengantri secara
bergelombang dipanggil menuju lantai dua. Agenda di sini adalah pemeriksaan satu
per satu berkas yang dibawa. Karena saya mengurus e-paspor, yang saya siapkan
(asli dan fotocopy dalam ukuran A4
tidak terpotong) adalah Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga (KK). Satu lagi,
pilih satu: Akte lahir, Ijazah, Akte Nikah, atau surat Baptis.
Petugas akan
memeriksa satu per satu dokumen yang dipersyaratkan, sekaligus mengingatkan bila
ada yang belum di-fotocopy. Bila sudah
lengkap, maka akan diteruskan ke counter penyerahan map
berisi berkas formulir permohonan serta nomor urut proses. Sampai di sini
urusan saya berjalan lancar karena dokumen yang saya bawa lengkap serta nama dan
identitas lain tertulis sama dalam seluruh dokumen. Tidak ada yang berbeda
barang satu abjad pun.
Penjelasan Massal Pengisian Formulir
Setelah pengantri mendapatkan formulir dan berkumpul di ruang tunggu lantai dua, maka dimulailah sesi penjelasan kedua sekitar pukul 07.30.
Penjelasan dilakukan seorang petugas Kanim dan materinya adalah cara pengisian
formulir permohonan paspor serta proses yang akan dilalui setelah formulir
terisi, termasuk pembayaran dan jangka waktu penyelesaian paspor.
 |
| Penjelasan Pengisian Formulir Permohonan Paspor |
Verifikasi, Wawancara, Foto, dan Pindai
Jari
Tepat pukul 08.00 sesi utama dalam
pengurusan paspor dimulai, yaitu verifikasi data formulir, wawancara, foto, dan
pindai jari. Terdapat sepuluh loket yang melayani proses ini. Pemanggilan
dilakukan satu persatu, namun yang dipanggil untuk gelombang pertama adalah
kelompok prioritas yang diberikan kuota sebanyak tiga puluh pemohon. Setelah
kelompok prioritas tuntas, baru beranjak ke pemohon on-line dan walk-in. Pada
monitor di ruang tunggu terlihat nomor antri yang sedang dipanggil untuk
menjalani sesi ini.
Ujian kesabaran
harus saya lalui pada sesi ini karena proses sempat
terhenti selama kurang lebih lima belas menit akibat matinya jaringan. Satu hal yang lewat dari antisipasi
saya adalah dokumen
identitas pekerjaan saya di Jakarta. Saya coba klarifikasi kepetugas
bahwa persyaratan ini tidak tercantum dan diinformasikan sebelumnya. Ia menjelaskan bahwa dokumen itu diperlukan
karena saya bukan
penduduk Jakarta
Selatan (sesuai KTP saya) namun mengurus paspor di Kanim Jakarta Selatan. Untuk
itu ia perlu memastikan aktivitas apa yang saya lakukan
di sini. Awalnya ia meminta kartu nama dan saya tidak membawanya. Kebetulan ada ID
card di tas,
maka foto copy ID
card inilah yang kemudian diminta. Foto
copy dadakan bisa dilayani di ruangan sudut lantai dua di tempat duduk
pengantri.
Sesi ini diakhiri dengan pemberian slip untuk keperluan pembayaran ke Bank BNI. Sesi ini saya selesaikan pukul 09.15.
Pembayaran
Pembayaran biaya pengurusan paspor
dapat dilakukan di Bank BNI atau ATM Bank BNI manapun. Kebetulan di seberang
Kanim Jakarta Selatan ada Bank BNI, namun saya tidak melakukan pembayaran di
tempat tersebut. Saya membayar melalui teller
di Bank BNI di kawasan Pejaten Jakarta
Selatan dalam perjalanan pulang. Saat hendak membayar, petugas bank
menyampaikan bahwa biasanya perlu selang waktu tiga jam dari selesainya
proses di Kanim sampai dengan terbacanya nomor identitas pengurus paspor oleh
pihak bank. Sebelum data nomor identitas ini masuk atau terbaca oleh BNI, maka
pembayaran belum dapat dilayani.
Sebenarnya kita tidak harus melakukan pembayaran pada hari
yang sama dengan pengurusan paspor di Kanim. Hanya saja, perhitungan jumlah hari penyelesaian paspor dihitung
dari tanggal pembayaran. Jadi kalau pembayarannya mundur, maka selesainya paspor pun akan mundur. Untuk
pengurusan e-paspor biayanya adalah Rp. 655 ribu ditambah biaya administrasi
bank sebesar Rp. 5 ribu.
PengambilanPaspor
Seminggu setelah proses, tepatnya 29 Oktober 2015 pukul
11.30 saya tiba kembali di Kanim
Jakarta Selatan, langsung menuju counter informasi. Di sini bukti bayar dari BNI dipindai oleh petugas, kemudian saya diberi nomor
urut pengambilan. Cukup lima menit saja untuk menunggu panggilan penyerahan paspor. Maka jadilah e-paspor berwarna biru muda milik saya sebelum memasuki waktu istirahat siang pukul dua belas.
Sekedar informasi, jika paspor yang
sudah selesai proses tidak diambil dalam waktu satu bulan oleh pemohon, maka
paspor tersebut akan digunting dan dinyatakan tidak berlaku. Untuk itu pemohon
harus melakukan proses dari awal dan harus mengambil semacam surat keterangan di
Kanim seperti halnya pada kejadian
paspor hilang. Lebih merepotkan tentunya.
Pembelajaran
Beberapa hal yang dapat saya
pelajari dari pengurusan e-paspor kali ini adalah:
- Pastikan Kartu Keluarga (KK) yang dilampirkan salinannya dan dibawa dokumen aslinya adalah versi yang terkini, yaitu yang ada data Nomor Induk Kependudukan (NIK). Saya merasa kasihan pada pengantri nomor urut pertama yang datang sejak pukul empat pagi namun tidak dapat diproses permohonannya karena KK-nya masih versi lama yang belum ada data NIK.
- Jadi untuk yang berniat hadir sebelum pintu gerbang Kanim Jakarta Selatan dibuka pukul 04.30, agar tidak membawa mobil pribadi karena tidak ada tempat parkir mobil. Depan Kanim adalah jalan raya sekaligus halte busway dan jembatan penyeberangan. Tak ada sejengkal pun bidang yang dapat dipakai untuk parkir mobil sembari menanti gerbang dibuka.
- Siapkan barang untuk mewakili kita mengantri, bisa berupa map, buku, tas, atau benda lain yang sebaiknya tidak mudah terbang terbawa angin. Jumlah barang yang diletakkan dalam jalur antri adalah sama dengan jumlah paspor yang hendak kita mohon.
- Jika kita tidak ingin datang sejak awal, kita bisa mengutus orang lain untuk terlebih dahulu antri di Kanim dengan membawa barang-barang tersebut di atas.
- Bagi pemohon lintas propinsi, tidak ada salahnya untuk membawa kartu nama atau ID-card tempat kerja.
